第一条 本会召开会员（代表）大会、理事会（常务理事会）、监事会，举办重要会议、重大活动应印发文件。

第二条 文件格式一般包括：标题、主送单位、正文、附件、单位印章、发文时间、抄送单位、文件字号、印发日期。

第三条 本会文件由秘书处负责起草，并交由秘书长审核后由省畜牧科学研究院综合办按文件发文格式制发。

    第四条 文件内容涉及多个单位或部门时，秘书处需组织相关单位或部门会签，送秘书长审核后制发。

第五条 文件拟稿签发，一律使用本会印制的《发文稿纸》，用钢笔或黑色碳素笔书写、签字。

第六条 外来文件由秘书处负责签收，及时在《收文登记簿》上分类登记，并在来文附上《文件处理单》，送秘书长审阅。

第七条 审阅外来文件时秘书长要在《文件处理单》上提出拟办意见，由秘书处阅办，重要文件应呈送会长阅批后阅办。为避免文件积压误事，应即阅即办。

第八条 本会授权委托书、法定代表人证明书、介绍信、证明书等，由秘书处专人保管，经本会相关负责人批准后开具，并留底备查。

第九条 本会印发的文件需立卷归档，安排专人长期保管。工作人员变动时，需履行文件交接手续。

第十条 本规定经2017年7月19日第四届一次理事会审议通过后生效，由秘书处负责解释。